صناديق لتخزين المستندات والأوراق

2024 مؤلف: Sierra Becker | [email protected]. آخر تعديل: 2024-02-26 04:02

ترتيب المستندات مهم للحصول على نتائج عمل مثالية وسريعة. يتيح لك ذلك العثور بسرعة على الأوراق اللازمة ، فضلاً عن حمايتها من تأثير العوامل الخارجية. لضمان تنظيم المستندات وسلامتها ، تحتاج إلى معرفة كيفية أرشفتها بشكل صحيح وما هي الوسائل اللازمة لذلك.

أرشفة المستندات

أي مجال من مجالات حياة الإنسان منذ الولادة وحتى اليوم الأخير يكون مصحوبًا بالأعمال الورقية. يمكن أن تكون ذات أهمية وقيمة ومدة تخزين مختلفة. لكن حقيقة أن معظمهم يجب أن يظلوا في حالة جيدة لفترة معينة هي حقيقة. من أجل ضمان حفظ الأوراق لفترة طويلة ، استخدم الصناديق لتخزين المستندات. اليوم ، يمكن شراؤها بحرية أو صنعها يدويًا.

ملاءمة تخزين الورق

هناك دائمًا حاجة لحفظ النسخ الأصلية والنسخ.

• الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات الكبيرة ، في الهيئات الحكومية ، الأرشفة مطلب قانوني.
• في المكتب ، وخاصة في الموارد البشرية والمحاسبة والشركات التجارية ، يتيح لك ذلك تحسين عملية العمل وتفريغ منطقة العمل وضمان استمرارية الوظائف لكل من الموظفين الجدد والحاليين.
• في المنزل ، وهذا يضمن النظام والقدرة على العثور على الأوراق اللازمة في الوقت المناسب ، بما في ذلك في حالات الطوارئ.

ملحقات الأرشفة

تُستخدم صناديق تخزين المستندات بشكل شائع لتوفير الورق. اليوم ، الفراغات المتاحة لهم متاحة للبيع مجانًا. كقاعدة عامة ، يتم توفيرها لأوراق A4. لكن هناك أحجام أخرى أيضًا. تقدم بعض الشركات المصنعة للمستهلكين صناديق ورقية خاصة يمكن تخزين عدة صناديق بها. يتم بيعها غير مجمعة ، وتعليمات بسيطة تجعل من السهل على أي مشتر تجميعها. يتيح لك استخدام هذه الصناديق التخلص من أوراق العمل غير الضرورية ، وإذا لزم الأمر ، يمكنك العثور بسرعة على المستند الصحيح. يتيح لك تنسيق الصندوق المحدد بشكل صحيح حل مشكلة المساحة على النحو الأمثل وحفظ المواد القيمة لفترة طويلة. كما أن الهيكلة الواضحة للنسخ الأصلية والنسخ في بعض الأحيان تزيد من سرعة المهام من قبل الموظفين.

حفظ الأعمال الورقية في المكتب

صناديق الكرتون هي الخيار الأفضل لحماية الأوراق من العناصر الموجودة في مكان العمل.تخزين الوثائق. لاستخدامها ، من الضروري توزيع المواد في مجموعات حسب الموضوع وجمعها إما بشكل مجمّع أو في ملفات منفصلة أو في مجلدات أو مجلدات أو أنواع أخرى منها. ثم تلتقط الصناديق حسب الأبعاد المطلوبة. إنها غير مكلفة ، لذا يمكنك شراء الكمية التي تحتاجها. تتميز الصناديق بالرحابة والمتانة والود البيئي. فتحات اليد تجعل من السهل التقاطها وتحملها ، بينما يحافظ الغطاء (المفصلي أو القابل للإزالة) على الغبار. في الخارج على الورق المقوى ، يمكنك توقيع نوع المستندات. كقاعدة عامة ، تُباع صناديق التخزين المكتبية مفكوكة بإرشادات رسوم مطبوعة ، بحيث يمكن تجميعها وتفكيكها بسهولة ، وإذا لزم الأمر ، يتم إخفاؤها في مكان منعزل.

تسليم المستندات لتحقيق وفورات طويلة الأجل

لا توجد وكالة حكومية واحدة أو مؤسسة خاصة تمارس عملًا جادًا يمكنها الاستغناء عن أرشفة المستندات. الوثائق الإدارية والضريبية والموظفين والمحاسبة والوثائق الأخرى لها فترة تخزين مختلفة ، والتي تنظمها القائمة رقم 578. هذا إجراء إلزامي ، والذي يوفر غالبًا فترة مدخرات طويلة إلى حد ما (تصل إلى 75 عامًا). في هذه الحالة ، يتم فرز جميع الأوراق ووضعها في صناديق وتسليمها إلى الأماكن المخصصة لهذه الأغراض. هناك متطلبات خاصة للصناديق في هذه الحالة: يجب أن تكون مصنوعة من الورق المقوى المتين (من الناحية المثالية ، إذا كانت تفي بمتطلبات GOST ، فإنها تمتلك أيضًاعلى غرار فترة الضمان المحددة). في هذه الحالة ، من الأفضل استخدام صناديق الأرشفة لتخزين المستندات وصناديق الكرتون. هذا الأخير هو وعاء لعدة حاويات للأوراق. لديهم سلاسل لأنها مخصصة للتخزين طويل الأجل.

للراحة ، يمكنك أيضًا التقاط الصناديق لكل من التخزين الرأسي والأفقي للمواد. كما يجب الأخذ بعين الاعتبار أن هناك مؤسسات خاصة مستعدة لعمل حاويات للأوراق حسب الأبعاد التي قدمها العميل.

أرشيف الصفحة الرئيسية

يجب على كل بالغ أن يقلق بشأن الاحتفاظ بالأوراق المهمة داخل جدران منازلهم. بعد كل شيء ، غالبًا ما يتعين عليك تقديم مستندات تؤكد هويتك ، والتعليم ، وملكية الممتلكات ، وما إلى ذلك. من أجل تجنب النفقات المالية غير الضرورية ولكي تكون قادرًا على ممارسة حقوقك ، يجب عليك الاحتفاظ ببطاقات الضمان للأجهزة المنزلية ، والكتيبات الخاصة بها. العملية ، إيصالات الشراء. قد تكون هناك حاجة ماسة إلى المستندات في حالة الطوارئ: في حالة المغادرة المفاجئة ، أو نشوب حريق ، أو كارثة طبيعية ، أو إخلاء السكان …

أصول ونسخ الأوراق المالية يجب أن تكون في مكان واحد ، مخفية عن أعين المتطفلين ، مرتبة ومحمية من العوامل الخارجية. من الجيد أن يتم إعداد صندوق لتخزين المستندات في المنزل لهذا الغرض. يمكن شراؤها ، عن طريق شراء كرتون فارغ من متجر بسعر زهيد ، أو يمكنك تكييف أي صندوق غير ضروري. إذا لم يتم أرشفتهاالنسخ الأصلية ، سيتم ضمان بحثها المؤلم ، وستتطلب الاستعادة في حالة الخسارة الكثير من الوقت ، والأموال ، والأهم من ذلك ، الأعصاب.

تنظيم قيم المنزل

لشراء صناديق لتخزين الأوراق والمستندات أو صنعها بنفسك ، تحتاج إلى تفكيك كل المواد وفرزها في مجموعات ، على سبيل المثال:

• مستندات شخصية ؛
• أوراق تثبت الملكية ؛
• اتفاقيات القروض ، المدفوعات على المعاملات ؛
• اوراق حول الحالة الصحية لأفراد العائلة ، اجتازت الفحوصات ، اراء الاطباء ؛
• مواد تؤكد الدفع مقابل البضائع وبطاقات الضمان وما إلى ذلك.

من الضروري مراعاة فترة صلاحية الأوراق المالية ، لأن بعضها قد لا يكون ذا صلة وقت التحليل.

نصائح لتوزيع المواد

قد يختلف حجم النسخ الأصلية والنسخ ، لذلك يمكن أيضًا جعل صناديق الملفات متطابقة. في هذه الحالة ، يمكن فرز الأصول:

• بالترتيب من حيث الأهمية ؛
• بالحجم ؛
• وفقًا لفترة الأهمية ؛
• حسب النوع (العمل ، المنزل …) ؛
• على الأحداث.

مثل هذا التنظيم سيوفر الوقت في البحث عن الأوراق الصحيحة ويحميها من الأطفال والغرباء والعوامل الخارجية.

صناديق تخزين DIY

الفرق الرئيسي بين الأسرة والمواد المكتبية هو حجمها: في العملهذا عادة ما يكون A4 ، بينما يكون الورق مختلفًا جدًا في المنزل. لذلك ، يمكنك عمل صناديق لتخزين المستندات بيديك. هناك عدة خيارات:

1. يمكنك شراء فراغ في أي قسم منزلي في السوبر ماركت واتباع التعليمات قم بتجميعه.
2. إذا كنت بحاجة إلى صندوق بأحجام صغيرة ، فأنت بحاجة إلى أخذ الرسومات وتنزيلها ونقلها إلى كرتون ولصقها. إذا كانت الأبعاد المحددة لا تناسب المستخدم ، فيمكنك نقل الرسم إلى ورق ، مع تقليل أبعاد قطعة العمل عدة مرات.
3. الخيار الأسهل هو أن تأخذ أي صندوق لا تحتاجه وتخزنه للأصل.
4. اصنع وفقًا للرسم الخاص بك. لذلك ، على سبيل المثال ، من أجل عمل صندوق للوثائق الشخصية (جوازات السفر ، وشهادات الميلاد ، والحقوق ، والدبلومات التعليمية) ، يجب أن تأخذ ورقتين من الورق القوي (الكرتون) ، وقطع مربع بالحجم المطلوب من كل منهما ، أضف 1.5 سم إضافية لواحد (للغطاء). ثم اطوِ كل ورقة إلى نصفين وعلى طول أقطار مختلفة. يجب أن يكون هناك 3 أسطر في المجموع. بعد ذلك ، يجب ثني الزوايا إلى المركز ، ثم يجب طي كل جانب بحيث تمر حافته عبر منتصف الورقة. الخطوة الأخيرة هي تجميع الصندوق الورقي على طول الخطوط الموجودة ولصق الجوانب.

في نفس الوقت ، يمكن تزيين أي صندوق من هذا القبيل لتتناسب مع اللون الداخلي باستخدام الورق الملون ، والغراء ، والمقص. يجب أن تبقى "الخزائن" المملوءة بعيدة عن أشعة الشمس المباشرة والرطوبة والأطفال.

المستندات رفقاء الحياة البشرية. يمكنك ضمان سلامتهم بمساعدة الصناديق لتخزين المستندات في الأرشيف ، وإذا كان الوضع المالي لا يسمح بذلك ، فيمكنك إنشاءها بنفسك باستخدام مواد مرتجلة. وبعد ذلك يتم توفير أجواء هادئة في العمل والمنزل.